SECURITY AND PRIVACY POLICY

Protection of Personal Data of our customers and partners and respect of the individual’s private life for VOLTA 4U is a self-evident commitment and the company takes all the necessary measures to collect and process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (EU) 679/2016 and other applicable legislation. We take all the necessary organizational and technical measures required to ensure the security, availability and validity of our customers’ and partners’ data.

It is very important to us this strong commitment to be clear to all our customers and partners. For this reason, we have drafted this “Privacy and Personal Data Protection Policy” which describes and explains what kind of personal data of our customers and partners we collect, how we manage it and what it can be used for. Please take some time to read and understand this update.

Personal data and collectionmethod

Your personal data, if any, is collected directly from you or directly from representatives of our company or by other means of remote communication and mainly through the VOLTA 4U platform that operates at the electronic address volta4u.com (other means of remote collection may is, as the case may be, e-mail, electronic forms, phone/fax, etc.). In some cases, it is possible that you have provided your data in the past, in the context of previous cooperation or relationship with VOLTA 4U. Finally, in specific cases of cooperation, it is possible, after your explicit information, to collect your data from other agencies or registries, in the context of a possible check of your creditworthiness for the purposes of checking the solvency, financing or insurance of claims of our company.

During commercial activity of our company, we may collect the following personal data of our customers, partners or prospective customers and partners:

• Personal data (such as full name, father’s name, address, Tax Identification Number, ID number, signature sample)
• Financial transaction details (such as bank account numbers, debit or credit card details and generally other means and payment methods such as PayPal). You should know that by entering into a vehicle rental contract with VOLTA 4U, in the case of using a credit or debit card or PayPal, you authorize VOLTA 4U to take over the amounts corresponding to the monthly rent during the predetermined time, as well as any other overdue debt it, without your prior information and consent. Following this, we necessarily collect and process all data regarding your payment methods and details to VOLTA 4U.
• Evidence of financial status (such as tax authorities notes, balance sheets, accounting data, certificates of courts or chambers and in general data concerning the financial status).
• Contact details (phone, email, mailing address).
• As part of your rental relationship with VOLTA 4U, we also collect data that is necessary for the legal and orderly execution of the contract, such as your driver’s license, details of the vehicle you have rented from VOLTA 4U, the details regarding its maintenance, as well as and the person(s) authorized to use it.
• Finally, as part of your relationship with VOLTA 4U you may be required to provide evidence of your creditworthiness, such as tax returns proving your income.

Legal basis and purpose of use of personal data

VOLTA 4U collects only personal data that is absolutely necessary to satisfy the requests of our customers and partners, to carry out our cooperation with them and the smooth conclusion and operation of contractual relations with them, the short-term or long-term rental and sale of vehicles and in types of commercial activity and its operation. Also, part of this data is collected and used, in order for our company to meet its legal obligations towards public authorities (tax, insurance, health legislation, etc.). Also, data collection and processing take place for critical functions of our business, such as the control of its credit policy, the solvency of its customers and the insurance of its claims. In the event that additional, optional information is sought on our behalf, you will be informed about this at the time of data collection. Finally, your contact data (such as your e-mail address, telephone or postal address) may be used by our company in order to inform you about new vehicles, offers, discounts and other promotional activities. In any such communication from us, you will be given the immediate and cost-free option to opt out of receiving such future updates and communications from VOLTA 4U in any way.

Under the frame of these purposes, VOLTA 4U processes personal data of its customers and partners based on the following legal bases, in the case of more specific processing operations:

• Contract performance: processing necessary to fulfill and comply with our contractual obligations.

• Fulfillment of our company’s legal obligations, such as recording in our accounting books, fulfillment of tax and other legal obligations (e.g., issuance and registration of legal documents, etc.).

• Managing our customers and suppliers and ensuring the smooth running of our company and the proper service and handling of customer and supplier requests.

• To safeguard our legitimate interests, to the extent that processing does not violate the superior legitimate interests of the subjects, such as for example keeping data for the defense of our company against legal claims, assertion of claims, as well as documentation in case of administrative and similar nature controls or credit checks of our counterparties and processing for credit insurance purposes.

• Your consent: in case our company communicates to you updates about new products, offers, discounts and other promotional actions. In such a case, you will always have the possibility to immediately, easily and inexpensively withdraw your consent, as a result of which any sending of such material will immediately stop.

Disclosures of personal data – categories of recipients

VOLTA 4U will not disclose your personal data to third parties that are not related parties, unless it is required for the purposes of legitimately fulfilling our professional and business needs, in order to meet our contractual obligations to our customers and partners or is required or permitted by law or there is express consent of the data subject for this purpose.

The data of our customers and partners are processed in the context of what is defined herein, by departments and employees of our company responsible for the conclusion, execution and management of our contractual commercial relationships, as well as by any of our partners for the same reasons. Likewise, they will be processed by the other departments of our company in the context of our legal operation, to fulfill our obligations by law (e.g., accounting, legal service).

Also, your data, to the extent that it is appropriate for the fulfillment of our contractual or other obligations and to better serve you, satisfy your requests and smoothly cooperate with us, may be transmitted to Banking Institutions or other payment service providers or to providers cooperating with VOLTA 4U, such as insurance companies, cooperating debtor information companies, companies providing consulting and auditing services, any cooperating record keeping and management companies, cooperating IT companies, cooperating companies providing printing, organization and delivery of forms, cooperating advertising companies and promotion, garages and vehicle technicians. VOLTA 4U, in any case where such data transmission becomes necessary, takes care to transmit to third parties, if and only if they meet high levels of data security and confidentiality and provide sufficient guarantees and commitments for their protection, which they undertake, among other things, by virtue of written contracts.

Your data may be processed for the purposes of examining your solvency, creditworthiness and for the purposes of our company’s credit insurance with notification to relevant bodies and registers, as well as to cooperating claim insurance companies.

Finally, our company may disclose data to public authorities of all kinds (public services, tax authorities, insurance organizations, etc.) or to judicial or independent authorities, prosecutorial authorities or investigative bodies, as long as this is foreseen or required by law or deemed absolutely necessary to defend our legal rights.

Duration of data retention

Personal data are kept for the period that is absolutely necessary for the execution and completion of the processing purposes mentioned above. The exact retention time of each category of data is linked to: (a) necessary time, in reasonable commercial and operational contexts to fulfill our contractual and commercial obligations (b) to any applicable statutory provisions on data retention from time to time, such as applies to the maintenance of the accounting and tax records of our company or the data addressed to insurance organizations (c) with the duration of our commercial or contractual relationship with our customers or partners (d) with the possible necessity of maintaining data for the defense of legal interests us, proof of compliance, defense against claims and the judicial pursuit of our claims (e) if the processing is based on the consent of the subject the retention time is determined by the retention time of this consent.

Privacy and data security

VOLTA 4U maintains appropriate technical and organizational measures to ensure the confidentiality and integrity of Personal Data and to protect it from accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorized access or disclosure, as well as any other unlawful form of processing. The processing of data by VOLTA 4U is carried out only in a way that ensures the privacy and security of the data, based on the latest developments, the cost, the nature, the context and the purposes of the processing, with an assessment of the risks and the possibility of consequences them and their effects on the data subjects. In this context, we ensure that processing is carried out exclusively by staff authorized for this purpose, who are bound by confidentiality obligations and provide the necessary protection guarantees. The same happens with all our possible partners, who may be involved in the process (see above under “Disclosures of personal data – categories of recipients).

The rights of the subject

According with existing legislation and with the limitations provided therein, you have the following rights in relation to your personal data:

• Right to get information and have access: You have the right to be informed about the processing of your personal data and for this reason you are aware of this privacy and personal data protection policy. At the same time, you have the right to access the personal data concerning you, upon your request.
• Right to rectification: You have the right to request the correction of your inaccurate data, which are held within the framework of this or the completion of any incomplete data.
• Right to erasure: You have the right to request the erasure of your data. We remind you that this right is not absolute, and it is subject to the limitations of the law. We may have legitimate reasons not to respond to such a request.
• Right to restrict the procedure of processing: You have the right to request the restriction of the processing of your data, i.e., you have the right to request that their further processing ceases and that your data is simply retained by our company. The exercise of this right is subject to the condition that such possibility is granted to you by the existing legislation. If the legal requirements are not met, the company may not be obliged to fulfill your request.
• Right to portability: You have the right to receive the data concerning you in a specific format and to request their transfer to another data controller, as long as this is provided for in the law for the processing carried out at any given time.
• Right to object: You have the right to object at any time to the processing of your data, within the limitations provided for in existing legislation. Similarly, this right is not absolute, and the company may have valid reasons to refuse its satisfaction.
• Right to withdraw your consent: As long as a processing of your personal data is based on your consent, you have the right to immediately, easily and inexpensively withdraw your consent at any time for the continuation of this processing. The withdrawal of your consent does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.
• Right to complain to the Personal Data Protection Authority: In order to exercise any of your rights, as well as for any information or clarification regarding them and the conditions for their exercise, you should contact VOLTA 4U at the contact details listed herein. Your authorized VOLTA 4U representative will provide you with any further information and guidance on the steps you need to take. Likewise, you can address any queries, questions, comments or complaints regarding the management of your data to the authorized representative of our company.

Amendments to this Privacy and Personal Data Protection Policy

VOLTA 4U may unilaterally and at any time modify the above-mentioned Policy, so that it reflects any changes regarding the existing relevant policies and practices of our company. We recommend that you regularly visit our company’s website in order to be immediately informed of any changes to this Privacy and Personal Data Protection Policy.

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

H προστασία των Προσωπικών Δεδομένων των πελατών και συνεργατών μας και ο σεβασμός της ιδιωτικής ζωής του ατόμου αποτελεί gια την VOLTA 4U αυτονόητη δέσμευση και η εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε να συλλέγει και να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για της Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 679/2016 και την λοιπή ισχύουσα νομοθεσία. Λαμβάνουμε όλα τα απαραίτητα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα που απαιτούνται ώστε να διασφαλίσουμε την ασφάλεια, την διαθεσιμότητα και την εγκυρότητα των δεδομένων των πελατών και των συνεργατών μας.

Είναι πολύ σημαντικό για εμάς αυτή η ισχυρή δέσμευση να είναι ξεκάθαρη σε όλους τους πελάτες και συνεργάτες μας. Για το λόγο αυτό συντάξαμε την παρούσα “Δήλωση Απορρήτου και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων” που περιγράφει και επεξηγεί τι είδους προσωπικά δεδομένα πελατών και συνεργατών μας συλλέγουμε, πως τα διαχειριζόμαστε και που μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Σας παρακαλούμε να αφιερώσετε λίγο χρόνο, ώστε να μελετήσετε και να κατανοήσετε την παρούσα ενημέρωση.

Προσωπικά δεδομένα και τρόπος συλλογής

Τα τυχόν προσωπικά σας δεδομένα συλλέγονται απευθείας από εσάς είτε απευθείας από εκπροσώπους της εταιρείας μας ή με άλλα μέσα εξ’ αποστάσεως επικοινωνίας και κυρίως μέσω της πλατφόρμας της FlexCar που λειτουργεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση flexcar.gr (άλλα μέσα εξ’αποστάσεως συλλογής μπορεί να είναι κατά περίπτωση το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικές φόρμες, τηλέφωνο/τηλεομοιοτυπία κτλ.). Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι δυνατόν να έχετε παράσχει τα δεδομένα σας στο παρελθόν, στα πλαίσια προγενέστερης συνεργασίας ή σχέσης με την FlexCar. Τέλος, σε συγκεκριμένες περιπτώσεις συνεργασίας είναι δυνατόν, κατόπιν ρητής ενημέρωσής σας, να συλλέξουμε δεδομένα σας από άλλους φορείς ή μητρώα, στα πλαίσια ενδεχόμενου ελέγχου της πιστοληπτικής σας ικανότητας για σκοπούς ελέγχου φερεγγυότητας, χρηματοδότησης ή ασφάλισης απαιτήσεων της εταιρείας μας.

Κατά την άσκηση της εμπορικής δραστηριότητας της εταιρείας μας ενδέχεται να συλλέγουμε τα εξής προσωπικά δεδομένα πελατών, συνεργατών ή υποψήφιων πελατών και συνεργατών μας:

• Προσωπικά στοιχεία (όπως ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση, ΑΦΜ, αριθμό δελτίου ταυτότητας, δείγμα υπογραφής)
• Στοιχεία οικονομικών συναλλαγών (όπως αριθμούς τραπεζικών λογαριασμών, στοιχεία χρεωστικών ή πιστωτικών καρτών και εν γένει άλλων τρόπων και μέσω πληρωμής, όπως paypal). Πρέπει να γνωρίζετε ότι συνάπτοντας μία σύμβαση μίσθωσης οχήματος με την FlexCar, σε περίπτωση χρήσης πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας ή paypal εξουσιοδοτείτε την FlexCar να αναλαμβάνει τα ποσά που αντιστοιχούν στο μηνιαίο μίσθωμα κατά τον προκαθορισμένο χρόνο, καθώς και οποιαδήποτε άλλη ληξιπρόθεσμη οφειλή σας ως προς αυτήν, χωρίς προηγούμενη ενημέρωσή και συγκατάθεσή σας. Σε συνέχεια τούτων αναγκαστικά συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε όλα τα δεδομένα που αφορούν τους τρόπους και τα στοιχεία πληρωμών σας προς την FlexCar.
• Στοιχεία οικονομικής κατάστασης (όπως εκκαθαριστική σημειώματα φορολογικών αρχών, ισολογισμοί, λογιστικά στοιχεία, πιστοποιητικά δικαστηρίων ή επιμελητηρίων και εν γένει στοιχεία που αφορούν την οικονομική κατάσταση).
• Στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο, email επικοινωνίας, διεύθυνση αλληλογραφίας).
• Στα πλαίσια της μισθωτικής σχέσης σας με την FlexCar συλλέγουμε επίσης δεδομένα που είναι απαραίτητα για την σύννομη και ομαλή εκτέλεση της σύμβασης, όπως το δίπλωμα οδήγησής σας, στοιχεία του οχήματος που έχετε μισθώσει από την FlexCar, τα στοιχεία που αφορούν την συντήρησή του, καθώς και το/τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα για την χρήση του.
• Τέλος, στα πλαίσια της σχέσης σας με την FlexCar ενδέχεται να απαιτηθεί να προσκομίσετε στοιχεία που καταδεικνύουν την πιστοληπτική σας ικανότητα, όπως φορολογικά στοιχεία που αποδεικνύουν το εισόδημά σας.

Νομική βάση και σκοπός χρήσης των προσωπικών δεδομένων

Η VOLTA 4U συλλέγει μόνο προσωπικά δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα για την ικανοποίηση αιτημάτων πελατών και συνεργατών μας, για την εκτέλεση της συνεργασίας μας με αυτούς και την ομαλή σύναψη και λειτουργία των συμβατικών σχέσεων με αυτούς, την βραχυχρόνια ή μακροχρόνια εκμίσθωση και πώληση οχημάτων και εν γένει της εμπορικής δραστηριότητας και λειτουργίας της. Επίσης, τμήμα των δεδομένων αυτών συλλέγεται και χρησιμοποιείται, προκειμένου η εταιρεία μας να ανταποκρίνεται στις νομικές της υποχρεώσεις έναντι των δημοσίων αρχών (φορολογική, ασφαλιστική, υγειονομική νομοθεσία κτλ.). Επίσης, συλλογή και επεξεργασία δεδομένων λαμβάνει χώρα και για κρίσιμες λειτουργίες της επιχείρησής μας, όπως ο έλεγχος της πιστωτικής της πολιτικής, της φερεγγυότητας των πελατών της και η ασφάλιση των απαιτήσεών της. Σε περίπτωση που αναζητηθούν εκ μέρους μας πρόσθετες, προαιρετικές πληροφορίες, θα ενημερωθείτε σχετικά κατά την στιγμή της συλλογής των δεδομένων. Τέλος, δεδομένα επικοινωνίας σας (όπως η διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, το τηλέφωνο ή η διεύθυνση αλληλογραφίας σας) είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν από την εταιρεία μας, προκειμένου να σας ενημερώσουμε για καινούργια οχήματα, προσφορές, εκπτώσεις και λοιπές ενέργειες προωθητικού περιεχομένου. Σε κάθε τυχόν τέτοια επικοινωνία μας, θα σας δίνετε η άμεση και ανέξοδη δυνατότητα να επιλέξετε να μην λαμβάνετε στο μέλλον τέτοιες ενημερώσεις και επικοινωνίες από την VOLTA 4U με οποιονδήποτε τρόπο.

Στα πλαίσια των σκοπών αυτών, η VOLTA 4U επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα πελατών και συνεργατών της βάσει των ακόλουθων νομικών βάσεων, κατά περίπτωση των ειδικότερων πράξεων επεξεργασίας:

• Εκτέλεση σύμβασης: επεξεργασία απαραίτητη για την εκπλήρωση και συμμόρφωση στις συμβατικές μας υποχρεώσεις.
• Εκπλήρωση νομικών υποχρεώσεών της εταιρείας μας, όπως καταγραφή στα λογιστικά μας βιβλία, εκπλήρωση φορολογικών και λοιπών νομικών υποχρεώσεων (π.χ. έκδοση και καταχώρηση νομίμων παραστατικών κτλ.).
• Διαχείριση πελατών και προμηθευτών μας και διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας της εταιρείας μας και της σωστής εξυπηρέτησης και διεκπεραίωσης αιτημάτων πελατών και προμηθευτών.
• Για την διασφάλιση εννόμων συμφερόντων μας, στο βαθμό που επεξεργασία δεν παραβιάζει υπέρτερα έννομα συμφέροντα των υποκειμένων, όπως για παράδειγμα η τήρηση στοιχείων για την υπεράσπιση της εταιρείας μας έναντι δικαστικών αξιώσεων, διεκδίκηση αξιώσεων, καθώς και τεκμηρίωση σε περίπτωση διοικητικών και παρόμοιας φύσης ελέγχων ή έλεγχοι πιστοληπτικής ικανότητας των αντισυμβαλλόμενων μας και επεξεργασία για σκοπούς ασφάλισης πιστώσεων.
• Η συγκατάθεσή σας: για την περίπτωση που η εταιρεία μας σας κοινοποιεί ενημερώσεις για καινούργια προϊόντα, προσφορές, εκπτώσεις και λοιπές ενέργειες προωθητικού περιεχομένου. Σε μία τέτοια περίπτωση θα έχετε πάντοτε την δυνατότητα να ανακαλέσετε άμεσα, εύκολα και ανέξοδα την συγκατάθεσή σας, με αποτέλεσμα να σταματήσει άμεσα οποιαδήποτε αποστολή τέτοιου υλικού.

Γνωστοποιήσεις των προσωπικών δεδομένων – κατηγορίες αποδεκτών

Η VOLTA 4U δεν γνωστοποιεί τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτα μέρη που δεν αποτελούν συνδεδεμένα μέρη, εκτός αν κάτι τέτοιο απαιτείται για σκοπούς νόμιμης εκπλήρωσης επαγγελματικών και επιχειρηματικών αναγκών μας, προκειμένου να ανταποκριθούμε στις συμβατικές μας υποχρεώσεις προς τους πελάτες και συνεργάτες μας ή επιβάλλεται ή επιτρέπεται από το νόμο ή υπάρχει προς τούτο ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων.

Τα δεδομένα των πελατών και συνεργατών μας τυγχάνουν επεξεργασίας στα πλαίσια όσων ορίζονται στην παρούσα, από τμήματα και εργαζόμενους της εταιρείας μας που είναι αρμόδια για την σύναψη, την εκτέλεση και την διαχείριση των συμβατικών εμπορικών μας σχέσεων, όπως και από τυχόν συνεργάτες μας για τους ίδιους λόγους. Ομοίως θα τύχουν επεξεργασίας από τα άλλα τμήματα της εταιρείας μας στα πλαίσια της νόμιμης λειτουργίας μας, για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών μας από τον νόμο (π.χ. λογιστήριο, νομική υπηρεσία).

Επίσης, τα δεδομένα σας, στο βαθμό που αυτό είναι σκόπιμο για την εκπλήρωση των συμβατικών μας ή άλλων υποχρεώσεων και την καλύτερη εξυπηρέτησή σας, την ικανοποίηση των αιτημάτων σας και την ομαλή συνεργασία μας, μπορεί να διαβιβασθούν σε Τραπεζικά Ιδρύματα ή άλλους παρόχους υπηρεσιών πληρωμών ή σε συνεργαζόμενους με την Εταιρεία παρόχους, όπως ασφαλιστικές εταιρείες, συνεργαζόμενες εταιρίες ενημέρωσης οφειλετών, εταιρίες παροχής συμβουλευτικών και ελεγκτικών υπηρεσιών, τυχόν συνεργαζόμενες εταιρίες φύλαξης και διαχείρισης αρχείων, συνεργαζόμενες εταιρίες πληροφορικής, συνεργαζόμενες εταιρίες Παροχής υπηρεσιών εκτύπωσης, οργάνωσης και παράδοσης εντύπων, συνεργαζόμενες εταιρείες διαφήμισης και προώθησης, συνεργεία και τεχνικούς οχημάτων κ.ο.κ.. Η FlexCar, σε κάθε περίπτωση που τέτοια διαβίβαση δεδομένων καθίσταται απαραίτητη, φροντίζει να διαβιβάζει σε τρίτα μέρη, εφόσον και μόνο αν αυτά ανταποκρίνονται σε υψηλά επίπεδα ασφαλείας και εμπιστευτικότητας των δεδομένων και παρέχουν επαρκείς εγγυήσεις και δεσμεύσεις για την προστασία τους, τις οποίες αναλαμβάνουν μεταξύ άλλων και δυνάμει έγγραφων συμβάσεων.

Δεδομένα σας ενδέχεται να υπόκεινται σε επεξεργασία για σκοπούς εξέτασης της φερεγγυότητας, της πιστοληπτικής σας ικανότητας και για σκοπούς ασφάλισης πιστώσεων της εταιρείας μας με κοινοποίηση σε αντίστοιχους φορείς και μητρώα, όπως και σε συνεργαζόμενες εταιρείες ασφάλισης απαιτήσεων.

Τέλος, η εταιρεία ενδέχεται να γνωστοποιεί δεδομένα σε δημόσιες αρχές πάσης φύσεως (δημόσιες υπηρεσίες, φορολογικές αρχές, ασφαλιστικούς οργανισμούς κτλ.) ή σε δικαστικές ή ανεξάρτητες αρχές, εισαγγελικές αρχές ή ανακριτικά όργανα, εφόσον κάτι τέτοιο προβλέπεται ή απαιτείται από την νομοθεσία ή κρίνεται απολύτως απαραίτητο για την προάσπιση των νομίμων δικαιωμάτων μας.

Χρόνος διατήρησης δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για το διάστημα που είναι απολύτως αναγκαίο για την εκτέλεση και ολοκλήρωση των σκοπών επεξεργασίας που αναφέρονται ανωτέρω. Ο ακριβής χρόνος διατήρησης κάθε κατηγορίας δεδομένων συνδέεται: (α) με τον απαραίτητο χρόνο, στα εύλογα εμπορικά και επιχειρησιακά πλαίσια για την εκπλήρωση των συμβατικών και εμπορικών μας υποχρεώσεων (β) με τυχόν κάθε φορά σε ισχύ νομοθετικές διατάξεις για την διατήρηση δεδομένων, όπως ενδεικτικά ισχύει στην τήρηση των λογιστικών και φορολογικών αρχείων της εταιρείας μας ή των δεδομένων που απευθύνονται σε ασφαλιστικούς οργανισμούς (γ) με την διάρκεια της εμπορικής ή συμβατικής σχέσης μας με πελάτες ή συνεργάτες μας (δ) με την τυχόν αναγκαιότητα διατήρησης στοιχείων για την προάσπιση εννόμων συμφερόντων μας, απόδειξη συμμόρφωσης, υπεράσπιση έναντι αξιώσεων και την δικαστική επιδίωξη αξιώσεών μας (ε) εφόσον η επεξεργασία βασίζεται στην συγκατάθεση του υποκειμένου ο χρόνος διατήρησης καθορίζεται από το χρόνο διατήρησης της συγκατάθεσης αυτής.

Απόρρητο και ασφάλεια δεδομένων

Η VOLTA 4U διατηρεί κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας και της ακεραιότητας των Προσωπικών Δεδομένων και την προστασία τους από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ εξουσιοδότησης πρόσβαση ή κοινοποίηση, καθώς και οποιαδήποτε άλλη παράνομη μορφή επεξεργασίας. Η επεξεργασία των δεδομένων από την VOLTA 4U διεξάγεται μόνο με τρόπο που διασφαλίζει το απόρρητο και την ασφάλεια των δεδομένων, με βάση τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος, την φύση, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, με αξιολόγηση των κινδύνων και της πιθανότητας επέλευσής τους και τα αποτελέσματα αυτών στα υποκείμενα των δεδομένων. Στα πλαίσια αυτά φροντίζουμε η επεξεργασία να διεξάγεται αποκλειστικά από εντεταλμένο για το σκοπό αυτό προσωπικό, το οποίο δεσμεύεται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και παρέχει τα απαραίτητα εχέγγυα προστασίας. Το ίδιο συμβαίνει και με όλους τους τυχόν συνεργάτες μας, οι οποίοι ενδέχεται να εμπλακούν στην διαδικασία (βλ. ανωτέρω υπό “Γνωστοποιήσεις των προσωπικών δεδομένων – κατηγορίες αποδεκτών).

Τα δικαιώματα του υποκειμένου

Σύμφωνα με την υφιστάμενη νομοθεσία και με τους προβλεπόμενους εκεί περιορισμούς, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα:

• Δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης: Έχετε το δικαίωμα να έχετε ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και για το λόγο αυτό λαμβάνετε γνώση της παρούσας Δήλωσης Απορρήτου και προστασίας προσωπικών δεδομένων. Παράλληλα, έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα που σας αφορούν, κατόπιν αιτήματός σας.
• Δικαίωμα διόρθωσης: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε την διόρθωση ανακριβών δεδομένων σας, τα οποία τηρούνται στα πλαίσια της παρούσας ή τη συμπλήρωση τυχόν ελλιπών δεδομένων σας.
• Δικαίωμα διαγραφής: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε την διαγραφή των δεδομένων σας. Υπενθυμίζουμε ότι το δικαίωμα αυτό δεν είναι απόλυτο και τελεί υπό τους περιορισμούς του νόμου. Ενδέχεται να έχουμε νόμιμους λόγους να μην ανταποκριθούμε σε ένα τέτοιο αίτημα.
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων σας, δηλαδή έχετε δικαίωμα να ζητήσετε να σταματήσει η περαιτέρω επεξεργασία τους και απλώς να διατηρηθούν τα δεδομένα σας από την εταιρεία μας. Η άσκηση του δικαιώματος αυτού τελεί υπό την προϋπόθεση ότι τέτοια δυνατότητα σας απονέμεται από την υφιστάμενη νομοθεσία. Εφόσον δεν πληρούνται οι νόμιμες προϋποθέσεις, η εταιρεία ενδέχεται να μην έχει υποχρεώσει να ικανοποιήσει το αίτημά σας.
• Δικαίωμα στη φορητότητα: Έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε τα δεδομένα που σας αφορούν σε συγκεκριμένη μορφή και να ζητάτε την μεταβίβαση τους σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας, εφόσον τούτο προβλέπεται στον νόμο για την εκάστοτε διενεργούμενη επεξεργασία.
• Δικαίωμα εναντίωσης: Έχετε δικαίωμα να εναντιωθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία των δεδομένων σας, εντός των περιορισμών που προβλέπονται στην υφιστάμενη νομοθεσία. Ομοίως το δικαίωμα αυτό δεν είναι απόλυτο και ενδέχεται η εταιρεία να έχει βάσιμους λόγους να αρνηθεί την ικανοποίησή του.
• Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσής σας: Εφόσον μία επεξεργασία προσωπικών σας δεδομένων βασίζεται στην συγκατάθεσή σας, έχετε δικαίωμα να ανακαλέσετε άμεσα, εύκολα και ανέξοδα την συγκατάθεσή σας οποτεδήποτε για την συνέχιση της επεξεργασίας αυτής. Η ανάκληση της συγκατάθεσής σας δεν επηρεάζει την νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε βάσει συγκατάθεσης πριν από την ανάκλησή της.
• Δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα: Προκειμένου, να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματά σας, καθώς και για οποιαδήποτε ενημέρωση ή διευκρίνιση σχετικά με αυτά και τις προϋποθέσεις άσκησής τους, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την FlexCar στα στοιχεία επικοινωνίας που αναφέρονται στην παρούσα. Ο εντεταλμένος εκπρόσωπος της FlexCar θα σας παρέχει κάθε περαιτέρω ενημέρωση και καθοδήγηση για τα βήματα που χρειάζεται να κάνετε. Ομοίως, στον εντεταλμένο εκπρόσωπο της εταιρείας μας μπορείτε να απευθύνετε οποιεσδήποτε απορίες, ερωτήσεις, σχόλια ή καταγγελίες σχετικά με την διαχείριση των δεδομένων σας.

Αλλαγές στην παρούσα Δήλωση Απορρήτου και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Η VOLTA 4U δύναται να τροποποιεί μονομερώς και οποτεδήποτε την παρούσα Δήλωση Απορρήτου, ώστε αυτή να αντανακλά εκάστοτε αλλαγές αναφορικά με τις υφιστάμενες σχετικές πολιτικές και πρακτικές της εταιρείας μας. Σας συνιστούμε να επισκέπτεστε τακτικά την ιστοσελίδα της εταιρείας μας, προκειμένου να ενημερώνεστε άμεσα για οποιεσδήποτε αλλαγές στην παρούσα Δήλωση Απορρήτου και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων.